Şirketlerde satın alma, stok ve maliyet gibi kritik operasyonların kurumsal altyapı yerine kişisel elektronik tablolardan yürütülmesi, gölge bilişim kaynaklı veri ve sürüm karmaşasına neden oluyor.
Şirketlerin iş süreçlerinde yaygın biçimde tercih edilen elektronik tablolar, hızlı ve esnek bir çalışma ortamı sunmasına karşın kritik kurumsal operasyonlarda ciddi risk alanları oluşturuyor. Satın alma, stok yönetimi, üretim planlaması, maliyet hesaplamaları ve satış tahminleri gibi doğrudan finansal ve operasyonel sonuç doğuran işlemlerin kişisel Excel dosyaları üzerinden yürütülmesi, kurumsal kontrol mekanizmalarını zayıflatıyor. Departmanların veya personelin merkezi bilgi teknolojileri biriminin denetimi dışında kendi bağımsız araçlarını ve veri kümelerini oluşturması, kurumsal bilişim literatüründe “gölge BT” olarak tanımlanıyor. Bu pratik başlangıçta çalışanlara bireysel bir esneklik kazandırsa da işletmenin ölçeği genişledikçe şirket genelinde tek ve doğrulanmış bir kurumsal veri tabanına ulaşılmasını imkânsız hale getiriyor.
Elektronik tablolardaki sistematik hatalar ve yarattığı maliyetler, akademik dünyada uzun yıllardır kapsamlı biçimde inceleniyor. Raymond R. Panko tarafından yürütülen araştırmalar, özellikle çok katmanlı ve karmaşık tabloların yüksek oranda hata barındırdığını ve bu aksaklıkların son kullanıcılar tarafından fark edilmesinin oldukça zor olduğunu ortaya koyuyor. Hatalı kurgulanan formüller, yanlış hücre referansları veya manuel veri girişi esnasında yapılan dikkatsizlikler, dosyanın kurumsal kararlara yön vermesi halinde zincirleme operasyonel zararlara yol açabiliyor. Üstelik risk yalnızca matematiksel formül kusurlarıyla da sınırlı kalmıyor. Aynı belgenin farklı sürümlerinin e-posta zincirlerinde dolaşması, tablonun yaratıcısı olan çalışanın görevden ayrılması veya birim değiştirmesi kurumsal hafızanın kişilere bağımlı kalmasına neden oluyor.
Kişisel dosyaların artışı, departmanlar arasında birbiriyle çelişen veri setlerinin ortaya çıkmasına zemin hazırlıyor. Satış bölümünün takip ettiği stok miktarı ile üretim ya da finans departmanının kayıtlarındaki stok verilerinin birbirini tutmaması; tedarik planlarının, birim maliyet analizlerinin ve üretim takvimlerinin tümüyle hatalı bilgiler üzerinden kararlaştırılmasına yol açıyor. Satış öngörülerinin kişisel tablolarda, fabrika planlarının ayrı dosyalarda, maliyet projeksiyonlarının ise bağımsız kaynaklarda tutulması, şirket yönetimlerinin gerçeği yansıtan bütünleşik bir veri görünümü elde etmesini engelliyor. Bu nedenle verinin yalnızca belirli bir havuzda toplanması değil, hangi iş sürecinde üretildiği ve hangi kullanıcı tarafından ne zaman güncellendiğinin eksiksiz biçimde izlenebilmesi gerekiyor.
Şirketler bu riskleri bertaraf etmek amacıyla satın alma, üretim, insan kaynakları, stok ve finans işlevlerini entegre bir veri altyapısında birleştiren Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) çözümlerine yöneliyor. ERP sistemleri, bilginin birimler arasında elle tekrar tekrar girilmesini ortadan kaldırarak verinin güncelliğini korumayı hedefliyor. Kurumsal yazılım sağlayıcısı IAS Yetkinlik Merkezi Direktörü Pelin Işık, özellikle yapay zekâ ve iş zekâsı araçlarının karar süreçlerine girdiği günümüz koşullarında doğrulanmış veri kalitesinin belirleyici olduğunu vurguluyor. Işık'a göre yapay zekâ destekli analitik modellerin doğru sonuçlar üretebilmesi, girdilerin güncel, güvenilir ve merkezi bir veri tabanında bulunmasına bağlı. Çelişkili veya eski kişisel tablolardan beslenen algoritmaların kurumsal güvenilirliği zedeleyeceğine dikkat çeken uzmanlar, elektronik tabloların tek seferlik kişisel analizlerde işlevini koruduğunu, ancak şirketin temel işleyişini belirleyen verilerin merkezi sistemlerde yönetilmesi gerektiğini belirtiyor.
Neden önemli?Departmanlar arasındaki tutarsız veriler hatalı üretim ve finansal planlamalara yol açarken, güvenilir ve güncel veri altyapısının eksikliği yapay zekâ tabanlı karar destek araçlarının güvenilirliğini doğrudan zedeliyor.
Şu ana kadar bildiklerimiz
- Raymond R. Panko'nun akademik araştırmaları, büyük ve karmaşık elektronik tabloların formül ve hücre referansı hataları içerebildiğini ve bu hataların kolayca fark edilemediğini gösteriyor.
- Satış, üretim ve finans gibi farklı departmanlarda aynı veriye ait bağımsız tabloların tutulması, gölge BT kapsamında bilgi uyumsuzluğu ve sürüm karmaşası yaratıyor.
- ERP yazılımı geliştiren IAS Yetkinlik Merkezi Direktörü Pelin Işık, yapay zekâ ve iş zekâsı sistemlerinin sağlıklı analiz üretebilmesi için merkezi ve doğrulanmış veriye ihtiyaç duyulduğunu belirtiyor.
